【保存版】学校現場で使える！Googleフォームを使ったアンケート作成・集計マニュアル
kaorusensei06
ゆーとり
もう紙に戻れない！先生のためのペーパーレス化実践ガイド｜業務効率と校務改革の鍵
kaorusensei06
あー机の上がプリントでいっぱいになっちゃうよー
ただでさえモノが多いのに書類が多くなるとなんだか残念に見えますね。とても子どもには見せられない。
うう、そんなこと言わないでください。はぁ、かたずけますよー
この書類たちも電子化すればいいのに何で紙媒体なんですかね？
確かに！あれ、ゆとり先生はあまりプリント持ってないですよね？
もらったプリントを根こそぎ電子化しています。iPadで見直せるし分類わけも楽なんですよね～
え、ずるい！
皆さんのデスクには、毎日どれくらいのプリントや書類が積みとても子供には見せられない上がっていますか？ 授業で使う教材、学習プリント、連絡帳、保護者へのお知らせ、校務分掌の書類、会議の資料…
教員生活を送る上で、こうした「紙の山」は切っても切り離せないものかもしれません。しかし、GIGAスクール構想で子どもたち一人一台のICT端末が普及した今、私たちの業務も大きく変わるチャンスです。
「ペーパーレス化って難しそう…」 「何から始めていいか分からない」 「保護者の方の理解が得られるかな…」
この記事では、そんな風に思っている先生方のために、ICTツールを賢く活用することで、プリント配布、書類作成・管理、保護者連絡といった業務をどうペーパーレス化し、負担を減らすことができるのかを、具体的なツールと手順で解説します。
Contents
なぜ今、ペーパーレス化が必要なのか？
ペーパーレス化は、単に紙を減らすことだけが目的ではありません。先生方の働き方そのものを根本から変える力を持っています。
- 書類を探す時間の削減: 「あのプリント、どこにしまったっけ…」。必要な書類を探す時間が大幅に減り、本当に大切な「子どもと向き合う時間」を増やすことができます。
- 印刷・配布の手間の削減: 大量のプリントを印刷し、学級や個人に配布する手間がなくなります。印刷待ちの列に並ぶ時間も、コピー機の紙詰まりに悩まされる時間もなくなります。
- 保管スペースの削減: キャビネットやロッカーを占拠していた大量の紙書類が不要になり、教室や職員室がすっきりと片付きます。
- 情報共有の効率化: 指導案や会議資料をクラウド上で共有すれば、いつでもどこでも最新の情報にアクセスでき、教職員間の連携がスムーズになります。
ペーパーレス化の第一歩：今日からできる3つの実践ステップ
「いきなりすべてをペーパーレスにする」必要はありません。まずは、できることから少しずつ始めてみましょう。
ステップ1：保護者連絡のデジタル化
保護者への連絡は、情報伝達の要であり、ペーパーレス化の効果を実感しやすい部分です。
- デジタル連絡帳の活用: 学校で導入されているデジタル連絡帳アプリや、メール、学校のウェブサイトなどを活用して、お知らせや連絡をデジタルで発信します。
- Googleフォームを使ったアンケート: 出欠確認、個人懇談の希望調査、行事の参加可否アンケートなどは、Googleフォームを使うことで、集計の手間がゼロになります。
- メリット: 保護者への情報伝達が迅速になり、印刷・配布・回収の手間が削減できます。保護者側もスマホでいつでも確認できるため便利です。
- 注意点: 保護者の中にはデジタルツールに不慣れな方もいます。必ず紙媒体での案内も併用し、丁寧な説明を心がけましょう。
ステップ2：授業プリントの電子化
GIGAスクール構想の恩恵を最も受けるのが、授業でのペーパーレス化です。
- Google Classroomの活用: Google Classroomを使えば、学習プリント、課題、動画教材などを子どもたちのタブレットに一括で配信・回収できます。子どもたちはタブレット上で直接書き込み、提出が可能です。
- デジタル教科書の活用: 多くの教科でデジタル教科書が導入されています。紙の教科書と連携させながら、動画や音声、書き込み機能などを活用しましょう。
- メリット: 印刷・配布の手間がゼロになり、授業準備の時間が大幅に短縮できます。子どもたちの提出物もデータで管理できるため、紛失の心配がありません。
ステップ3：書類作成・管理のクラウド化
日々の校務で使う書類も、クラウド上で管理することで業務効率が劇的に向上します。
- Googleドライブの活用: 指導案、名簿、会議資料などの書類をGoogleドライブに保存し、学年や校内で共有しましょう。
- 同時編集機能: Googleドキュメントやスプレッドシートを使えば、複数の先生が同時に書類を編集でき、会議資料作成などが効率化します。
- メリット: 必要な書類をいつでも、どこからでもアクセスできます。教職員間の情報共有がスムーズになり、チームでの仕事がしやすくなります。
「完全なペーパーレス」は目指さない〜紙とデジタルの賢い使い分け〜
「すべてをペーパーレスにしなければ！」と意気込む必要はありません。無理に紙をなくそうとすると、かえって現場が混乱する可能性があります。
- 紙が必要な場面:
- 著作権や個人情報保護の観点から、紙媒体での保管が義務付けられている書類。
- 保護者への重要な同意書など、署名が必要な書類。
- デジタルが苦手な子どもや保護者への配慮。
- 紙とデジタルのハイブリッド: 「この書類は紙で、この書類はデジタルで」と、用途や必要性に応じて使い分けることが、ペーパーレス化を継続させる秘訣です。
保護者への理解を求める伝え方〜「なぜペーパーレス化するのか？」
保護者の方に協力を求める際には、そのメリットを丁寧に伝えることが大切です。
- 「子どもの学びのため」という視点を強調: 「ペーパーレス化によって、調べ学習や発表の機会が増えます」「先生が書類整理にかける時間が減り、子どもと向き合う時間が増えます」といった、子どもたちへのメリットを伝えましょう。
- 「保護者の方の利便性」をアピール: 「お知らせをいつでもスマホで確認できるようになります」「アンケートに自宅から回答できます」といった、保護者のメリットも明確に伝えましょう。
まとめ：ペーパーレス化は、先生の「働き方改革」そのもの
「ペーパーレス化」は、先生方の業務負担を大きく軽減し、より質の高い教育活動に時間を費やすための、強力なツールです。
- ペーパーレス化は、業務効率化と情報共有の効率化に繋がる。
- まずは保護者連絡や授業プリントのデジタル化から始める。
- 完全なペーパーレスは目指さず、紙とデジタルを賢く使い分ける。
- 保護者には「子どもの学びのため」という視点で丁寧に説明する。
紙の山から解放され、子どもたちの笑顔と向き合う時間を増やすため、今日からペーパーレス化の第一歩を踏み出してみませんか？
全部が全部電子化を進めればいいってもんじゃないのが難しいですが、自分でメリットとデメリットをまとめると紙と電子で使い分けができますよ
へーなるほど～
楽天
ABOUT ME
大学・大学院では教育や技術について学び、小学校教諭免許に加えて、中学校（技術）および高等学校（情報・工業）の専修免許も取得しました。
「知ることの入り口」に立つ児童たちに、わかりやすく伝えることに大きなやりがいを感じ、現在は小学校の教員として日々子どもたちと向き合っています。またこの場では、日々の教育現場で役立っている業務効率化や時短の工夫、ちょっとした小技に加えて、趣味でもあるガジェットについての話題も交えながら、さまざまな情報をまとめていきたいと考えています。